Rapport d’activité PSOC : ce qu’il doit contenir, expliqué simplement

En bref

• Votre rapport d’activité doit démontrer 5 choses. Pour la 1re et la 5e, tout est obligatoire :
  1. vos activités respectent votre mission;
  2. la communauté contribue à vos activités;
  3. vous êtes engagé dans votre milieu;
  4. vous répondez aux besoins du milieu;
  5. votre organisme fonctionne démocratiquement.
• Il part avec votre dossier de reddition de comptes dans les 4 mois qui suivent la fin de votre année financière, selon la loi : le 31 juillet pour une année finie le 31 mars. Laval et la Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine écrivent 120 jours, et des documents régionaux plus anciens parlent encore de 3 mois. Voir l’échéance selon votre région.
• Il doit avoir été présenté à vos membres à l’assemblée générale annuelle (AGA) avant l’envoi.
• La forme est libre : pas de modèle imposé.
• Plusieurs règles changent d’une région à l’autre : signatures, procès-verbal, façon d’envoyer. Voir le tableau par région.

C’est quoi, la reddition de comptes du PSOC ?

Chaque année, un organisme financé par le Programme de soutien aux organismes communautaires (PSOC) doit montrer comment il a utilisé l’argent public reçu pour sa mission. Il envoie pour cela un dossier à l’établissement régional de Santé Québec responsable du PSOC. Un organisme national suit les consignes de l’équipe nationale du PSOC. Le rapport d’activité est la pièce centrale de ce dossier. Pour comprendre le programme lui-même, ses modes de financement et qui y est admissible, voir le PSOC expliqué.

Quand faut-il l’envoyer ?

Selon la loi, dans les 4 mois qui suivent la fin de votre année financière : le 31 juillet pour une année finie le 31 mars. Laval et la Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine écrivent « 120 jours » : compté au jour près, cela donne le 29 juillet. Pour votre date exacte, utilisez le calculateur d’échéance.

Les sources ne disent toutefois pas toutes la même chose :

• La loi (art. 506 de la Loi sur la gouvernance du système de santé et de services sociaux, en vigueur depuis le 1er décembre 2024) donne 4 mois pour envoyer le rapport d’activité et le rapport financier à Santé Québec. L’article 507 applique la même règle aux organismes financés par le ministre. L’addenda 2026-2027 de Santé Québec à la convention du PSOC reprend ce délai de 4 mois.
• Laval et la Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine écrivent « 120 jours (4 mois) » sur leur page ou dans leur aide-mémoire. Les deux délais ne tombent pas le même jour : nous retenons le 29 juillet, la date la plus hâtive.
• Lanaudière écrit aussi « 120 jours (4 mois) », mais son cadre régional, révisé en 2026, donne lui-même le 31 juillet pour une année finie le 31 mars. Sa foire aux questions indique encore 90 jours (le 30 juin).
• Dans les Laurentides, l’aide-mémoire de mars 2026 dit 4 mois, mais le calendrier encore affiché sur la page de la région dit 120 jours (le 29 juillet).
• À Montréal, la page de l’établissement, mise à jour en septembre 2026, dit 4 mois. Le cadre de gestion régional de 2024 dit encore 3 mois.
• En Abitibi-Témiscamingue, au Bas-Saint-Laurent, en Chaudière-Appalaches, dans le Nord-du-Québec et au Saguenay-Lac-Saint-Jean, les documents publiés par la région datent d’avant la loi, ou reprennent d’anciens textes du ministère. Ils parlent encore de 3 mois, ou du 30 juin.
• Le cadre normatif (édition 2025) parle encore de 3 mois. Ses normes s’appliquent jusqu’au 31 mars 2027. Selon le cadre régional de Lanaudière, Santé Québec a aussi amorcé des travaux de révision de la gouvernance du programme.

Notre conseil : visez la date la plus hâtive que donnent les documents de votre région, ou faites confirmer votre date par écrit par l’équipe PSOC de votre établissement. Vérifiez aussi vos règlements généraux : s’ils fixent un délai plus court pour tenir votre AGA, vous devez aussi le respecter.

Les 5 choses que votre rapport doit démontrer

Pour les éléments 1 et 5, toute l’information est obligatoire. Pour les éléments 2, 3 et 4, vous répondez seulement aux points qui vous concernent. Deux régions en demandent plus. La Côte-Nord veut au moins 3 points pour chacun des éléments 2, 3 et 4. La Mauricie-et-Centre-du-Québec veut tous les points de l’élément 4, comme pour les éléments 1 et 5, et au moins 3 points pour les éléments 2 et 3.

1. Vos activités respectent votre mission, tout est obligatoire

Vous montrez que ce que vous avez fait dans l’année correspond aux objets de votre charte (vos lettres patentes) et relève de la santé et des services sociaux.

• Décrivez les activités réalisées dans l’année.
• Donnez le nombre d’activités.
• Faites le lien avec votre charte et avec la santé et les services sociaux.

Par exemple : votre charte parle de soutien aux proches aidants, et vous avez tenu 12 ateliers et un groupe d’entraide. Le rapport doit montrer que ces activités découlent de cette mission. La Montérégie demande aussi d’exposer les faits saillants de l’année.

2. La communauté contribue à vos activités, ce qui vous concerne

Vous montrez que votre milieu vous appuie, pas seulement le financement public.

• Du personnel ou des services prêtés ou partagés : secrétariat, réception, professionnels.
• Des locaux ou de l’équipement prêtés.
• Des dons, des campagnes de financement, d’autres subventions.
• Vos bénévoles et militants : combien ils sont (la Montérégie ajoute leurs heures).
• De la visibilité gratuite : bottin municipal, autres organismes.
• Vos dépliants distribués par d’autres organismes.
• Des personnes que d’autres organismes vous envoient.

Par exemple : la municipalité vous prête une salle gratuitement. C’est une contribution matérielle.

3. Vous êtes engagé dans votre milieu, ce qui vous concerne

Vous montrez que vous travaillez avec les autres, pas en vase clos.

• Les tables de concertation où vous siégez.
• Les membres de la collectivité dans vos comités ou groupes de travail.
• Vos collaborations avec des instances publiques : établissements, municipalités, écoles.
• Vos collaborations avec d’autres organismes communautaires.
• Votre présence auprès de la communauté lors d’un événement particulier (inondation, verglas), si votre mission s’y prête.
• Du matériel produit ou acheté, ou des activités tenues, avec d’autres organismes.

4. Vous répondez aux besoins du milieu, ce qui vous concerne

Vous montrez que vos services sont accessibles et utiles.

• Votre accessibilité : heures d’ouverture, nombre de jours et de soirs, de semaines et de mois.
• Vos outils d’information : dépliants, séances d’information, bulletins.
• Vos formations, séminaires, votre site Web.
• Le lien entre vos activités et les besoins que vous avez identifiés.
• Votre territoire : local, sous-régional, régional, suprarégional, national.
• Le nombre de personnes rejointes par vos activités grand public.
• Le nombre de personnes rejointes par vos activités individuelles et de groupe.
• Pour une maison d’hébergement ou un organisme de justice alternative : votre taux de fréquentation.

Attention au comptage : la Montérégie insiste pour que vous comptiez des personnes différentes. Une personne venue 10 fois compte pour une personne. Même si votre région ne le précise pas, c’est la façon la plus sûre de compter.

5. Votre organisme fonctionne démocratiquement, tout est obligatoire

Vous montrez que vos membres et votre conseil d’administration (CA) jouent vraiment leur rôle.

• La liste des membres du CA, avec leurs noms.
• D’où ils viennent : secteur public, secteur privé, communauté (y compris les participants), employés.
• Le nombre de membres de votre organisme.
• Le nombre de personnes présentes à votre AGA.
• Pour un regroupement : la liste des organismes membres.

Le cadre mentionne aussi la tenue des réunions du CA : indiquez le nombre de réunions du CA dans l’année (la Montérégie le demande explicitement). L’aide-mémoire de la Mauricie-et-Centre-du-Québec indique un minimum de 5 réunions par année.

Vous avez aussi un financement pour un projet ponctuel ?

Si vous recevez un financement pour des activités spécifiques ou un projet ponctuel, vous en rendez compte avec votre reddition de comptes habituelle, sauf si votre convention prévoit autre chose. Ces activités ont alors leur propre section dans le rapport d’activité et leurs propres lignes dans le rapport financier. Votre convention précise les informations à fournir.

Les documents à joindre

Le rapport d’activité ne part pas seul. Partout, le dossier comprend :

• l’avis de convocation à votre dernière AGA, tel qu’il a été envoyé aux membres;
• l’ordre du jour utilisé à cette AGA;
• le rapport d’activité;
• le rapport financier, adopté par le CA et signé;
• le procès-verbal de l’AGA, ou un extrait, qui montre que les deux rapports ont été présentés aux membres (quelle AGA et quelle version : voir le tableau par région).

Selon la région, il faut parfois ajouter :

• le formulaire de mise à jour du dossier de l’organisme, rempli et signé (Laval, Abitibi-Témiscamingue);
• la liste des membres du CA (Abitibi-Témiscamingue);
• la résolution du CA sur les affectations d’origine interne, le cas échéant, si vos états financiers n’en précisent pas l’objet et l’échéancier (Montérégie);
• une annexe aux états financiers qui présente les revenus et les principales dépenses de chaque point de service, si vous en avez (Capitale-Nationale);
• les documents nouveaux ou modifiés dans l’année, s’il y a lieu : liste du CA, règlements généraux, lettres patentes, planification stratégique, plan d’action (Montérégie); modifications aux règlements généraux et aux lettres patentes (Côte-Nord).

Le cadre normatif et plusieurs régions, dont Laval, la Montérégie et l’Outaouais, demandent aussi d’aviser l’établissement de tout changement en cours d’année : adresse, gouvernance ou direction, lettres patentes, règlements généraux.

À ne pas oublier : le formulaire annuel de mise à jour de l’information et de demande de rehaussement. Il est exigé chaque année de tous les organismes financés à la mission globale, même sans demande de rehaussement. Ne pas le remettre peut entraîner une retenue, une réduction ou un retrait du financement. Il a son propre calendrier, en hiver, qui varie selon la région. Au dernier cycle, par exemple : le 30 janvier 2026 en Capitale-Nationale et en Lanaudière (à 16 h en Lanaudière), le 13 février 2026 en Montérégie et le 20 février 2026 en Estrie. Confirmez la date de 2027 avec votre établissement.

Vos états financiers : quel type de mission, quoi vérifier

Selon le cadre normatif, le type de mission exigé de votre expert-comptable dépend du total des aides municipales (MRC comprises) et du gouvernement du Québec que vous recevez, PSOC compris. Pour ce calcul, l’argent fédéral et privé ne compte pas.

Les régions ne comptent pas toutes pareil. La Côte-Nord ne nomme que les contributions du gouvernement du Québec. Lanaudière, la Mauricie-et-Centre-du-Québec et l’Estrie excluent les subventions salariales, alors que la Montérégie les inclut. Confirmez avec votre établissement et votre expert-comptable.

À vérifier aussi dans vos états financiers :

• chaque ministère et chaque programme apparaît sur sa propre ligne;
• les modes de financement du PSOC sont séparés;
• les contributions municipales et fédérales sont détaillées;
• vos affectations ont été adoptées par le CA, avec leur objet et leur échéancier;
• vos liens avec des organismes apparentés sont déclarés;
• vos états financiers complets ont été présentés à l’AGA.

Le point le plus sensible : un surplus accumulé non affecté (le solde au bilan, pas le surplus de l’année) de plus de 25 % de vos dépenses annuelles peut mener à une retenue, à une réduction ou au retrait du financement. Les régions s’attendent à ce que le CA affecte l’excédent par résolution, avec un objet précis et un échéancier. Laval exige une note détaillée dans les états financiers. La Côte-Nord, la Gaspésie et Lanaudière offrent un modèle de plan d’affectation, et Lanaudière donne 45 jours pour déposer un plan conforme. En Estrie, pour l’analyse des dossiers 2025-2026, les sommes affectées à un fonds de roulement sont ajoutées à l’excédent non affecté. Quelques documents régionaux anciens calculent les 25 % sur les revenus plutôt que sur les dépenses : en cas de doute, demandez à votre établissement.

Ce qui change selon votre région

Les 5 éléments du rapport sont les mêmes partout, avec quelques précisions régionales. Le dossier, lui, change : date, signatures, procès-verbal et façon d’envoyer.

Pourquoi « l’AGA précédente » ? Un procès-verbal est habituellement adopté à l’AGA suivante. Certaines régions demandent donc le procès-verbal adopté de l’AGA d’avant, d’autres acceptent le projet de celle qui vient d’avoir lieu.

Les pièges à éviter

1. Donner seulement un total de présences, sans le nombre de personnes différentes.
2. Laisser un trou dans les éléments 1 ou 5, où tout est obligatoire.
3. Envoyer le mauvais procès-verbal pour votre région.
4. Faire signer le rapport financier par un seul administrateur quand votre région en demande deux.
5. Tenir l’AGA trop tard, ou plus tard que ce que prévoient vos règlements généraux.
6. Laisser un surplus accumulé non affecté de plus de 25 % de vos dépenses annuelles sans affectation adoptée par le CA ni justification.
7. Envoyer vos fichiers par un service que votre région refuse ou déconseille.
8. Mélanger un projet ponctuel avec la mission globale.
9. Oublier le formulaire annuel de mise à jour (et, à Laval ou en Abitibi-Témiscamingue, celui à joindre à la reddition de comptes).